重要緊急マトリクスシリーズ⑴第1領域~スピードが命~

前記事で重要緊急マトリクスとは何か、各領域のタスク内容と優先順位、第2領域の裏技の3点を紹介した。そこで、この記事から4回かけてそれぞれの領域についてもう少し掘り下げる。

〜第1領域〜 「SPEED OR DIE」

第1領域に位置するタスクは、常に締切と完成度との戦いである。以下の「アジャイルソフトウェア開発宣言」を参考に、速度と完成度を両立するためにはどうすべきかについて考えてみる。

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〈アジャイルソフトウェア開発宣言〉

私たちは、ソフトウェア開発の実践あるいは実践を手助けをする活動を通じて、よりよい開発方法を見つけだそうとしている。この活動を通して、私たちは以下の価値に至った。

プロセスやツールよりも個人と対話を、

包括的なドキュメントよりも動くソフトウェアを、
契約交渉よりも顧客との協調を、
計画に従うことよりも変化への対応を、価値とする。

Individuals and interactions over processes and tools
Working software over comprehensive documentation
Customer collaboration over contract negotiation
Responding to change over following a plan

すなわち、左記のことがらに価値があることを
認めながらも、私たちは右記のことがらにより価値をおく。

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1.個人と対話＞プロセスやツール

「どのようにタスクを成功させるか」「成功の為に使うべきツールは何なのか投入すべきリソースはどれくらいか」という思考から入ってしまうと、それを考えてるだけで時間が過ぎてしまって結局締切ギリギリに微妙なアウトプットが完成してしまう。

タスクに関係する各個人と綿密にコンタクトを取りつつ各アイテムを短いスパンで管理し、タスクを回すほうが行動の価値が高い。また、ただコンタクト取るだけでなく「心理的に」「相互に」交流することが重要。

つまりタスクに関係するお互いの心理的な状態を常に把握しておくことが大事。

2.動くソフトウェア＞包括的なドキュメント

「広く深く」を１回で完成させるよりも「そこそこ狭くてそこそこ深く」を繰り返しながら、最終的にタスク完了に向かっていくほうが価値が高い。

完成が1回=チェックが1回なので成長タイミングがない。チェックを複数回繰り返して多くレベルアップした方が最終的に強い

3.顧客との協調＞契約交渉

発注会社とソフト会社の間に認識の相違が生まれることによってトラブルが生じる。お互いが「どうやって自分たちに都合のいい契約を結ぶか」だけを考えた結果、大幅な遅れや追加費用が発生することもある。相互理解、協力関係を築くのが重要。

4.変化への対応＞計画に従う

今までの3つの根底にある考え方。柔よく剛を制す。

まとめ

第1領域タスクは関係する人間とアイテムをこまめに管理しよう！

重要/緊急マトリクス

今回は優先順位付けによく使われる「重要/緊急マトリクス表(※1)」についての考えを書いていきます。

※1 縦横に異なる情報を並べて整理する図法

目次

〈メリットについて〉

時間という有限リソースを投入すべきタスクが視覚的に理解出来るため、目についたものや自分の得意なこと好きなことだけを優先し生産性が落ちるのを防ぐことができる。生産性が上がるかどうかは使い方による。

〈緊急度と重要度について〉

・緊急度…タスクの締切の近さ。締切が設定されていないタスクは緊急度低。

(例)期限明日→高

・重要度…目標達成時の効果or失敗時のリターンリスク度合い。目標達成による影響が薄かったり失敗してもいいタスクは重要度低。

(例)失敗するとクビ→高

〈第1領域〉重要度高×緊急度高

期限付きで失敗できないタスク。差し迫った期限付きなため、リターンが大きいタスクよりも失敗リスクが怖いタスクが多い。強制的に時間を取られ、かつ確実に成功を要求されるため、間違いなくストレスが溜まる領域。何でもこの領域に入れると破滅するので、重要度・緊急度によって適宜第2領域、第3領域に振り分けが必要。時間リソースを最も多く配分する領域で目安は5~7割。第2領域のためにこの領域の時間を減らすのは現実的でない。

〈第2領域〉重要度高×緊急度低

特に期限は設定されていないが確実なリターンがあるタスク。自分磨きや将来設計はこの領域に入る(試験日が近くなったり自分で期限を設定したりすると1よりになる)。大体のビジネスマン向けサイトはこの領域にかける時間を増やすことが最も重要と言ってるが、正直そこまで最優先で大きくする領域じゃない。というか最初にここから大きくすることは不可能に近い。理由は第3領域参照。他の領域にかけたあまりの時間を配分。

〈第3領域〉重要度低×緊急度高

期限付きだが特に効果的な影響があるわけではないタスク。つまり時間泥棒。しかし期限付きなのでストレスは溜まる。前項で第2領域はそこまで重要じゃないと言ったのはこっちの領域をどうするかの方が重要だから。第3領域にかける時間と手間をどう減らすか=自動化・ルーティン化が最優先。 まずこの領域にかかっている時間と手間をどうにかしないと第2領域の時間を増やせない。時間リソースの1割で抑えるのが理想。

〈第4領域〉重要度低×緊急度低

いつやってもいいけど特に何もないタスク。第3領域と同じ時間泥棒かと思いきやこの領域は第1とは逆にストレスを緩和させてくれる効果があり、完全に0にすると精神が壊れる。壊せるなら0にすると効率最大。目安は1~2割。

〈各領域の優先度と時間リソース配分〉

(0.第1領域のタスクの振り分け)

1.第3領域の処理 10%

2.第1領域のタスク実行 50~70%

（3.第4領域のタスク実行=ストレス緩和 ）10~20%

4.第2領域のタスク実行 残り

〈裏技〉

第2領域をストレス緩和用にすると第4を完全に消せ、かつ第2領域の優先度が1つ上がる。自分磨きで自信が得られることでストレスが緩和される人はオススメ。(※リバウンドで4が増えまくり破滅するリスクあり)

〈まとめ〉

重要タスクの期限を気にしながら雑務をルーティン化し、自分磨きで悦に浸るのが最強。ナルシストロボットになろう。きつくなったら自分磨き。

1.自己紹介と現状の心境など

自己紹介

名前 仮名(カメイ)

年齢 20代

出身 東北地方

大学 MARCH文系大4

就職先 地元学習塾講師職(所謂Uターン就職)

現状の心境

    個人的都合により親を安心させるため(安心してもらい、学費を出してもらうため)地元就職を決めたものの、将来的な不安、懸念が残っているのが現状。それらは主に3点ある。

①塾講師はつぶしのきかない仕事であること(知識が専門的、転職時期が繁忙期)

②せっかく東京に出たのに地元に戻ってそこで一生を過ごし死んでいくことが納得できないとき、後悔するときが来るんじゃないだろうか、という不安

③今まで東京で築いてきた友人関係の希薄化によって「一生の友人」が出来ないかもしれないという不安。

ここで、それぞれに反論してみると、

①私を心配する親を宥めるためにはここに決めるしか無かった。ので地元に就職することは仕方ない。しかし、転職も死ぬ場所もあくまで自分で決めることで、一般論でそう言われているからといって不安がっても仕方ないことではある。

②「住めば都」

③元から友人少ないのに今更何を言っている

と反論は出来なくはない。

就職先について

    教えることは好きなので、塾講師という仕事自体は嫌いじゃない。大学時代もアルバイトをある程度の期間やっていたし、大学生ながらもある程度の責任あるポジションである程度の熱量を持ってやっていた。

    ただ、正社員になれば、学生時代にくらべてかなり重い責任あるポジションや熱量を求められることは自明だ。もし、自分の給料を時給換算して学生時代とたいして変わらないことが分かったとき、私はそのポジションや熱意に答えることができるのか。今それを即答することはできない。

    地元に帰ることについては、塾講師のモチベーションに直結する「生徒の質」に関してすこし懸念がある。東京の受験競争と東北地方のそれでは全く質が異なっているため、

このブログについて

    私の人生が失敗かどうかは最後まで分からないし死んでからも分からないが、 これまでの20数年は10人のうち8人くらいはきっと歩みたくないものだろう。この悲劇が二度と繰り返されないために、日々の思考を記録することにした。